Qu’il s’agisse d’un mariage, d’un anniversaire, d’un baptême, d’une fête de famille, d’un anniversaire, d’une réunion de famille, trouver la salle de réception idéale pour accueillir votre événement nécessite un plan d’action bien précis. Il est important de définir au préalable les critères de recherche : date et lieu de l’événement, budget, format de l’événement, nombre d’invités.
Quand chercher votre salle de réception ?
Dès que possible. Dès que vous avez une date pour votre événement, commencez à chercher une salle de réception. Il faut au moins un an pour obtenir une chambre décente en haute saison (avril-octobre). Dans certaines zones à forte demande (Ile-de-France, Provence, Côte d’Azur), certaines places sont réservées depuis 2 ans, la disponibilité des salles conditionne donc la date de votre événement. Pour réduire ce risque et garantir la disponibilité de la salle de réception de votre choix, vous pouvez choisir d’organiser votre événement hors saison ou en semaine, ce qui vous fera également économiser beaucoup d’argent.
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Où chercher votre salle de réception ?
Évidemment dans une zone géographique que vous aimez ou associez à votre histoire. C’est aussi l’idéal pour trouver un lieu à portée de tous, relativement proche de la gare, de l’aéroport et des logements qui accueilleront vos proches et invités. Pour un baptême ou un mariage, assurez-vous que la salle de réception n’est pas trop éloignée du lieu de la cérémonie (église ou mairie). Là où les mariages se déroulent traditionnellement dans le pays d’origine de la mariée, on assiste de plus en plus à des mariages, notamment en Ile-de-France, où l’on se marie de plus en plus tard, dans des « cadres neutres ». Région parisienne et province frontalière (Eure). Plus généralement, plus la salle de réception est éloignée de votre domicile, plus l’événement sera coûteux et compliqué à organiser.
Quel type de salle de réception ?
Si vous n’avez pas de maison familiale pouvant accueillir le format de l’événement, vous devrez plutôt louer des salles de réception. Le choix de la salle de réception répond à certains critères :
Votre budget : Il y a une différence financière considérable entre la privatisation d’un château et la location d’une salle de bal. Le prix de location de la salle de réception varie de 1 000 € à plus de 10 000 € et constitue avec le traiteur le poste de dépense le plus important dans le coût total de la réception ;
Le type d’événement que vous organisez : un simple déjeuner de baptême ou un BBQ entre cousins ne demande évidemment pas le même travail de préparation qu’un week-end de mariage se terminant par un brunch le lendemain ;
Nombre de convives : Estimez à l’avance le nombre de convives que vous prévoyez de recevoir, il vous indiquera la capacité d’accueil de la salle de réception dont vous avez besoin.
Le dîner sur la piste de danse est de 1m2 par personne, et le buffet est de 50cm2 par personne ;
Le type de prestation que vous recherchez : solution clé en main ou salle de réception, sans restauration et non meublé. La première solution a l’avantage de vous libérer des contingences organisationnelles, mais vous oblige à faire certains compromis dans le choix d’un traiteur, tandis que la seconde solution, si elle vous permet de réduire vos dépenses globales, vous oblige à faire l’inverse Faites appel à plusieurs professionnels et il faut beaucoup plus d’efforts pour organiser votre événement.
